Un ECM que beneficia a todos

DocuWare70.jpgLa introducción de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) supone enormes ventajas para el departamento de contabilidad gracias al aumento de la eficiencia y el ahorro en gastos. Siempre que la implementación sea correcta, la rentabilidad de la inversión en ECM es extraordinaria. Puede que otros departamentos de la empresa lo reciban con poco entusiasmo y se planteen la idea del ECM con desinterés, puesto que no entienden cómo incide el ECM en su entorno laboral.

Los juristas del departamento jurídico, por ejemplo, reaccionan a menudo con cierto rechazo a los proyectos de ECM, bien porque temen problemas de cumplimiento normativo o por malentendidos sobre la validez jurídica de los documentos digitales. Las personas que llevan mucho tiempo redactando contratos creen todavía muchas veces equivocadamente que solo la firma de puño y letra otorga vigencia jurídica a un documento. Aunque esto sea efectivamente así para determinados documentos, en la era del comercio electrónico, los documentos digitales son jurídicamente vinculantes. Y si bien la normativa legal varía de un país a otro, la tendencia es clara: el futuro estará en manos de contratos digitales.

También los encargados de ventas se resisten a veces a la digitalización, ya que ello significa cambiar la forma a la que están acostumbrados a tratar con los clientes. Por norma, están habituados a rebuscar hojeando en los prospectos y catálogos junto con el cliente hasta conseguir que este se decida y firme un pedido. Con la digitalización del material de venta, temen que se pierda también el contacto personal en la negociación, lo que puede hacerles más difícil formalizar la venta.

Convencer a los que oponen resistencia

Para convencer a los departamentos que opone resistencia al ECM es conveniente hacer hincapié en los gastos que supone perseverar en el uso del papel. Además de los gastos corrientes de material de oficina, el espacio de almacenamiento y el tiempo de trabajo que conlleva la tramitación de los documentos en papel, se añaden también perjuicios por falta de agilidad del departamento. En las operaciones de venta se acumula por ejemplo un largo historial de correspondencia entre el cliente y el comercial hasta que se llega a formular una oferta convincente. Si es además necesaria la intervención de otros departamentos, p. ej. de producción o desarrollo, el proceso se llevará a cabo con mucha más rapidez en forma de flujo de trabajo digital que sobre la base de documentos en papel.  

La agilidad que cobran las ventas no solo se traduce en ahorro directo de tiempo y dinero, sino que también mejora el tiempo de reacción de la empresa y tiene por tanto una repercusión inmediata en la satisfacción del cliente. En el departamento de contabilidad, esta agilidad mejora del mismo modo directamente el flujo de efectivo. Si se tarda por ejemplo todavía 30 días desde el envío de la factura por correo postal hasta que el pago del cliente entra en la cuenta bancaria, en un entorno digital este proceso se puede acortar a semanas o días, lo que se refleja positivamente en la liquidez de la empresa. A la inversa, cuando se trata de pagar facturas entrantes es posible aprovechar descuentos o evitar amonestaciones y de este modo ahorrar costes derivados del tiempo dedicado a la tramitación de las facturas entrantes.

Los flujos de trabajo digitales acortan el tiempo de procesamiento

En el departamento jurídico, los flujos de trabajo digitales acortan el tiempo de procesamiento y aceleran los procesos de aprobación. Puesto que es más fácil editar solamente los cambios, no hace falta revisar cada vez el documento completo. Además, los mecanismos de protocolo que incluyen muchos sistemas de ECM son muy útiles para los juristas, ya documentan quién ha consultado un documento y cuándo lo ha modificado. A esta información se puede acceder con gran facilidad para fines de comprobación y de documentación.

Un cambio al ECM favorece también al departamento de recursos humanos, por ejemplo en el proceso de evaluación de solicitudes de empleo y de contratación. Desde el momento de la firma del contrato, los nuevos empleados tienen la impresión de que van a trabajar para una empresa moderna. Además, todo el proceso de contratación se acelera si los documentos de la solicitud y los contratos laborales ya no tienen que recorrer la vía postal.

Ya se trate de introducir el ECM en el departamento de recursos humanos, de distribución y ventas o de asuntos jurídicos: en todos los casos es decisivo para la aceptación comenzar la digitalización con un proceso que con el ECM prometa los mayores progresos posibles de cara a la satisfacción del cliente o a la rentabilidad. En el caso de las ventas, esto afectaría a la elaboración de ofertas. A medida que se van digitalizando estos procesos paso a paso, van mejorando también los indicadores clave de rendimiento (KPI) del departamento. En la empresa irá corriendo la voz y mejorará la disposición a aceptar el ECM en la plantilla, lo que revertirá a su vez en un despliegue más sencillo en otras áreas.

Temas: User Adoption, Financial Records, Best Practices