La versión 6.11 de DocuWare ya está disponible

La nueva versión brinda una gestión de correo electrónico simplificada, ya que tanto la aplicación como la configuración de Connect to Outlook han sido rediseñadas y ampliadas con nuevas funciones. También en Workflow Manager se han incorporado funciones adicionales que optimizan el desarrollo de los procesos. Pero, sin duda, estas no son las únicas ventajas.

 

Reducir costes operativos en pro de la eficiencia

La elaboración de planes conceptuales es una aportación creativa para que la empresa prospere en campos de actividades incipientes. Por el contrario, el cobro de deudas pendientes, el pago de facturas o la recopilación de confirmaciones de pedidos son tareas rutinarias más bien tediosas, pero igualmente esenciales para el éxito empresarial. Los documentos creados en el marco de estas tareas sumamente dispares son tan importantes como las tareas propiamente dichas, y tienen que ser administrados y archivados.
 

Cuándo merece especialmente la pena la gestión documental

Quienes invierten para reducir sus gastos actuales tienen más beneficios cada día que pasa: los ahorros se acumulan. Da igual si se invierte en el aislamiento de una casa o en un sistema de gestión documental: seguramente, los gastos de adquisición no se amortizarán el primer año ni ahorrando en costes de calefacción ni por el aumento de la eficiencia en los procesos empresariales, pero sí a largo plazo. Lo mejor es que a partir de ahora la inversión devenga intereses cada año.

 

Sobre ruedas: DocuWare en el servicio externo

Hasta hace no mucho tiempo, la gestión de documentos resultaba un engorro sobre todo para los empleados de servicio externo. Para cada intervención in situ tenían que buscar la información, imprimirla, copiarla y llevarla a cuestas. Si algo faltaba, no quedaba más remedio que llamar durante la visita a los compañeros de la oficina para consultar los datos necesarios. Y hasta que se recibían en el despacho los informes y formularios relativos a la intervención podían pasar varios días. Por suerte, ahora esto ha cambiado: en combinación con terminales móviles, DocuWare facilita a los empleados del servicio externo enormemente su trabajo cotidiano.

 

Dé un impulso a su proceso de adquisición con los formularios web

El recorrido desde la compra hasta la factura puede ser largo. Para evitar perder información por el camino y para procesar los pedidos lo más rápido posible, es una magnífica idea integrar su proceso de compra con su sistema de gestión documental. Con los módulos DocuWare Forms, Task Manager y Workflow Manager, conseguirá que el proceso de compra sea todavía más fácil gracias a la automatización de una serie de pasos.

 

¿Está protegido frente a los contratiempos en contabilidad?

¿Cuántas veces las empresas malgastan dinero en productos que nadie debería haber comprado? ¿Y cuánto cuesta procesar mal o de forma ineficaz una factura en el caso de que los pedidos se hayan autorizado debidamente y se hayan entregado los productos correctos? En la práctica, en contabilidad aparecen con frecuencia tres errores típicos:

1. El pago de facturas no autorizadas: si los procesos no se siguen al pie de la letra en el departamento de Contabilidad, puede suceder que una empresa pague por productos o servicios que un empleado ha comprado sin previa autorización.

 

Adiós a la acumulación de documentos por procesar: control electrónico de los procesos

En cualquier empresa, los documentos son la base de todas las operaciones comerciales. Por ese motivo, la documentación importante suele tener un largo recorrido. Los procesos se encallan fácilmente. No obstante, DocuWare lleva los documentos sin rodeos a su destino de forma electrónica. Todos los documentos siempre están justo donde los necesita. Cuando hay que procesar un documento, se informa de inmediato a los empleados pertinentes. Vea en nuestros breves tutoriales cómo se efectúa con DocuWare:

 

Cinco formas de ahorrar tiempo mediante la gestión documental

Empresarialmente, tiene mucho sentido intentar aprovechar técnicas que permitan mejorar la eficiencia y la productividad, especialmente cuando se aplican globalmente, y no solo en un equipo de proyecto o departamento.

Los sistemas de gestión documental (o gestión de contenido empresarial) ofrecen numerosas ventajas de eficiencia y, puesto que están integrados con el resto de su infraestructura de TI, tienen el potencial de generar un ahorro de tiempo en toda la empresa.

 

El flujo de trabajo digital: buenas y malas prácticas que todas las empresas deberían tener en cuenta

Algunas compañías tienen notables dificultades para gestionar su flujo de trabajo digital: a medida que los documentos y los datos se distribuyen de un lugar a otro, la información puede perderse. Así, el hecho de no disponer de una estructura puede generar repeticiones que mermen la productividad de su organización. ¿Cómo puede asegurarse de que se canalizan los documentos pertinentes hacia las personas correctas en el momento adecuado?

Esta es una breve lista de buenas y malas prácticas que todas las empresas pueden utilizar para mejorar su flujo de trabajo digital. Empecemos con cuatro buenas prácticas:

 

Uso del análisis de proceso empresarial para optimizar su flujo de trabajo

Si su organización tiene algunos empleados en la oficina central y otros tantos repartidos en las ubicaciones donde se realizan sus proyectos, es fácil que un proceso aparentemente sencillo se ralentice y resulte ineficiente.

Pongamos que es el director de una empresa de construcción ubicada en San Francisco, pero que trabaja en una obra en la ciudad de Nueva York. Es probable que sus proveedores y subcontratistas envíen las facturas y los pagos a su oficina central, pero los ingenieros necesitan comprobar y aprobar estos documentos mientras están sobre el terreno, en Nueva York. Debido a este ir y venir, la coordinación de las aprobaciones conlleva más tiempo y esfuerzo de lo que debería.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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