Cómo lograr la oficina sin papel

La idea de la «oficina sin papel» resulta muy atractiva. Los motivos de que esta idea, que ya existe desde hace treinta años, esté aun así muy lejos de la práctica en muchas empresas, son evidentes.

 

7 obstáculos en el camino hacia la oficina sin papel

Prescindir del papel en la oficina supone una clara ventaja frente a la competencia. Aun así, tanto las compañías multinacionales como las pequeñas empresas consiguen en muy pocos casos eliminar por completo el papel de las actividades diarias. Esto se debe a diferentes motivos.

Como todos sabemos, los trámites en papel hacen perder tiempo innecesariamente y originan gastos adicionales en impresoras y tinta (o tóner), en archivadores y estanterías o en espacio para colocarlos en los despachos y archivos.
 

Las 5 preguntas fundamentales que deben plantearse a un proveedor de gestión documental

Cuando una pequeña o mediana empresa (PYME) busca una solución a sus problemas de gestión documental, la primera pregunta suele ser casi siempre: ¿Cuánto cuesta el DMS? Si es muy caro, los problemas persisten, ya que se evita invertir en el nuevo sistema. Si se opta por un DMS barato y la implementación se lleva a cabo «rápido y mal», generalmente solo se consigue eliminar una mínima parte de las carencias más acuciantes.
 

Evitar bloqueos de análisis al emprender proyectos DMS

Cuando un empresario desea mejorar la eficiencia y la productividad de su plantilla, una buena opción es cambiar a un sistema de gestión documental digital (DMS), y si es posible, a la mayor brevedad. Cuanto antes se pueda utilizar el DMS, mayores serán los beneficios para la empresa.
 

La gestión documental en la pequeña y mediana empresa: 4 consejos de la aplicación práctica

Cuando se va a implantar por primera vez un sistema de gestión documental, tal vez algunos empresarios de pequeñas y medianas empresas elaboren de antemano una estrategia de gestión documental (DMS). Sin embargo, esta práctica no es habitual.
En el trabajo cotidiano se utilizan grandes cantidades de datos en los más diversos formatos y de diferentes fuentes: entre ellos, el más clásico, el documento en papel, así como archivos digitales o correos electrónicos. Por regla general, esta información se acumula en sus diferentes ubicaciones: cuentas de correo electrónico, armarios de archivos y unidades de disco duro en red, que se convierten en gigantescas islas de datos.
 

Integración: programar en DocuWare


¿Le interesa integrar DocuWare en sus propias aplicaciones para automatizar tareas y aumentar su productividad? Es muy sencillo, ya sea para programas, sitios web o aplicaciones móviles. Y las posibilidades de integración de las funciones de DocuWare son prácticamente ilimitadas.

 

Buscar documentos con un clic desde cualquier programa

Cada día trabaja con una aplicación informática especial, un software de contabilidad, por ejemplo. ¿No le resultaría práctico poder disponer, con un solo clic, de cualquier documento que necesite en ese mismo programa? Esto es exactamente lo que permite DocuWare.
 

Un único sistema de gestión documental es insuficiente para una tramitación eficaz de la información

Un buen sistema de gestión de documentos aporta eficacia al departamento de Contabilidad. Desde el punto de vista técnico, se trata de una gestión documental electrónica moderna, si bien en el pasado bastaban varios procesos y sistemas para la administración de documentos de contabilidad, como la gestión de material en papel o de registros. Todavía hoy muchos contables tienen que trabajar con semejantes reliquias, ya sea porque la empresa aún no cuenta con un sistema de gestión documental o porque no lo utiliza.

 

Contabilidad sin papel gracias a la gestión documental electrónica

Todas las empresas, ya sea una explotación comercial, un comercio o un proveedor, generan y reciben un sinfín de albaranes, facturas y pedidos. Todos estos documentos deben pasar por el saturado departamento de Contabilidad. Sin una solución de gestión documental electrónica, ya solo en este paso se pierde muchísimo tiempo y dinero.

Pregunte a un contable cuánto tiempo necesita para recuperar un documento impreso del armario archivador. Es posible que estime unos dos minutos. Ahora bien, se habrá olvidado de los casos en que el documento está mal archivado o ya ni se encuentra en el departamento de Contabilidad porque, por ejemplo, ha sido desterrado al archivador del sótano. Podría regresar con el documento del archivador pasados diez minutos, siempre y cuando no pase por la cafeteria a tomarse un café o no se entretenga charlando con un compañero que encuentre casualmente por el camino. En este caso, la operación de búsqueda puede durar tranquilamente 20 minutos o más. O tal vez otro empleado haya necesitado el mismo documento y esté encima de algún escritorio.

 

Cinco errores que debe evitar al elegir un sistema de gestión documental

Cuando los archivadores se apilan por la oficina y los escritorios están cubiertos de formularios en papel, definitivamente ha llegado la hora de buscar un sistema de gestión documental, pero debe elegir cuidadosamente. Muchas organizaciones cometen errores costosos al elegir su plataforma y proveedor. En algunos casos, tras poco tiempo, una solución que parecía completa resulta ser insuficiente para solucionar los problemas documentales de la organización.

Estos errores son fáciles de evitar cuando se sabe cómo identificarlos.

 
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