Contabilidad sin papel gracias a la gestión documental electrónica

Todas las empresas, ya sea una explotación comercial, un comercio o un proveedor, generan y reciben un sinfín de albaranes, facturas y pedidos. Todos estos documentos deben pasar por el saturado departamento de Contabilidad. Sin una solución de gestión documental electrónica, ya solo en este paso se pierde muchísimo tiempo y dinero.

Pregunte a un contable cuánto tiempo necesita para recuperar un documento impreso del armario archivador. Es posible que estime unos dos minutos. Ahora bien, se habrá olvidado de los casos en que el documento está mal archivado o ya ni se encuentra en el departamento de Contabilidad porque, por ejemplo, ha sido desterrado al archivador del sótano. Podría regresar con el documento del archivador pasados diez minutos, siempre y cuando no pase por la cafeteria a tomarse un café o no se entretenga charlando con un compañero que encuentre casualmente por el camino. En este caso, la operación de búsqueda puede durar tranquilamente 20 minutos o más. O tal vez otro empleado haya necesitado el mismo documento y esté encima de algún escritorio.

 

Cinco formas de ahorrar tiempo mediante la gestión documental

Empresarialmente, tiene mucho sentido intentar aprovechar técnicas que permitan mejorar la eficiencia y la productividad, especialmente cuando se aplican globalmente, y no solo en un equipo de proyecto o departamento.

Los sistemas de gestión documental (o gestión de contenido empresarial) ofrecen numerosas ventajas de eficiencia y, puesto que están integrados con el resto de su infraestructura de TI, tienen el potencial de generar un ahorro de tiempo en toda la empresa.

 

El flujo de trabajo digital: buenas y malas prácticas que todas las empresas deberían tener en cuenta

Algunas compañías tienen notables dificultades para gestionar su flujo de trabajo digital: a medida que los documentos y los datos se distribuyen de un lugar a otro, la información puede perderse. Así, el hecho de no disponer de una estructura puede generar repeticiones que mermen la productividad de su organización. ¿Cómo puede asegurarse de que se canalizan los documentos pertinentes hacia las personas correctas en el momento adecuado?

Esta es una breve lista de buenas y malas prácticas que todas las empresas pueden utilizar para mejorar su flujo de trabajo digital. Empecemos con cuatro buenas prácticas:

 

DocuWare 6.8 - Nuevas Características y Mejoras

 

Webinario (Español)

fecha/hora: Oct 9, 2015 1:00 PM EDT 

Este seminario demostrará las nuevas características y mejoras de DocuWare Versión 6.8. Del mismo modo, este seminario tendrá información importante en respecto a las aplicaciones heredadas de DocuWare.

 

 

¿Los silos de documentos son un lastre para su eficiencia de procesos?

Dokumentensilos-1Cuando sus empleados no pueden acceder a los documentos empresariales necesarios, se crea un cuello de botella que reduce su productividad y la eficiencia de procesos. Veamos un ejemplo: Supongamos que un administrativo del departamento de cobros llama a un cliente para preguntar por qué no se ha abonado una factura que ya ha vencido. El cliente responde que el producto que le han enviado no es el que el agente de ventas le prometió en su propuesta.

 

 

 

Cinco errores que debe evitar al elegir un sistema de gestión documental

Cuando los archivadores se apilan por la oficina y los escritorios están cubiertos de formularios en papel, definitivamente ha llegado la hora de buscar un sistema de gestión documental, pero debe elegir cuidadosamente. Muchas organizaciones cometen errores costosos al elegir su plataforma y proveedor. En algunos casos, tras poco tiempo, una solución que parecía completa resulta ser insuficiente para solucionar los problemas documentales de la organización.

Estos errores son fáciles de evitar cuando se sabe cómo identificarlos.

 

Uso del análisis de proceso empresarial para optimizar su flujo de trabajo

Si su organización tiene algunos empleados en la oficina central y otros tantos repartidos en las ubicaciones donde se realizan sus proyectos, es fácil que un proceso aparentemente sencillo se ralentice y resulte ineficiente.

Pongamos que es el director de una empresa de construcción ubicada en San Francisco, pero que trabaja en una obra en la ciudad de Nueva York. Es probable que sus proveedores y subcontratistas envíen las facturas y los pagos a su oficina central, pero los ingenieros necesitan comprobar y aprobar estos documentos mientras están sobre el terreno, en Nueva York. Debido a este ir y venir, la coordinación de las aprobaciones conlleva más tiempo y esfuerzo de lo que debería.

 

¿Qué es lo que la gestión documental digital puede ofrecer a su empresa?

Si da un paseo por la oficina y ve a alguien buscando en una pila de papeles, piense que ese empleado no está haciendo su verdadero trabajo. Por lo general las organizaciones no contratan a personas para buscar en pilas de papeles. Se contratan profesionales para lidiar con cuestiones contables, de ingeniería y ventas importantes, por nombrar algunos ejemplos.

 

Nueve secretos de la gestión documental corporativa al descubierto

Actualmente, muchas empresas y organizaciones sufren un lastre difícil de detectar: una gestión documental ineficaz que malgasta recursos e incontables horas de sus empleados.

 

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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