Cómo lograr la oficina sin papel

La idea de la «oficina sin papel» resulta muy atractiva. Los motivos de que esta idea, que ya existe desde hace treinta años, esté aun así muy lejos de la práctica en muchas empresas, son evidentes.

 

7 obstáculos en el camino hacia la oficina sin papel

Prescindir del papel en la oficina supone una clara ventaja frente a la competencia. Aun así, tanto las compañías multinacionales como las pequeñas empresas consiguen en muy pocos casos eliminar por completo el papel de las actividades diarias. Esto se debe a diferentes motivos.

Como todos sabemos, los trámites en papel hacen perder tiempo innecesariamente y originan gastos adicionales en impresoras y tinta (o tóner), en archivadores y estanterías o en espacio para colocarlos en los despachos y archivos.
 

Reducir costes operativos en pro de la eficiencia

La elaboración de planes conceptuales es una aportación creativa para que la empresa prospere en campos de actividades incipientes. Por el contrario, el cobro de deudas pendientes, el pago de facturas o la recopilación de confirmaciones de pedidos son tareas rutinarias más bien tediosas, pero igualmente esenciales para el éxito empresarial. Los documentos creados en el marco de estas tareas sumamente dispares son tan importantes como las tareas propiamente dichas, y tienen que ser administrados y archivados.
 

Entrevista: Experiencias con el cambio a la nube

Las soluciones en la nube ganan cada vez más popularidad, son flexibles y fáciles de manejar. Solo por el hecho de que usted utilice tal vez desde hace un par de años un sistema in situ de DocuWare, esto no significa que tenga que renunciar a las ventajas de la nube. De hecho, el cambio resulta realmente sencillo, como sabe por experiencia Christian Toussaint, Director Professional Services EMEA de DocuWare. En esta entrevista nos habla desde la práctica.

 

Cuándo merece especialmente la pena la gestión documental

Quienes invierten para reducir sus gastos actuales tienen más beneficios cada día que pasa: los ahorros se acumulan. Da igual si se invierte en el aislamiento de una casa o en un sistema de gestión documental: seguramente, los gastos de adquisición no se amortizarán el primer año ni ahorrando en costes de calefacción ni por el aumento de la eficiencia en los procesos empresariales, pero sí a largo plazo. Lo mejor es que a partir de ahora la inversión devenga intereses cada año.

 

Integración: programar en DocuWare


¿Le interesa integrar DocuWare en sus propias aplicaciones para automatizar tareas y aumentar su productividad? Es muy sencillo, ya sea para programas, sitios web o aplicaciones móviles. Y las posibilidades de integración de las funciones de DocuWare son prácticamente ilimitadas.

 

Por qué los contables deben ser los pioneros de la ECM


Los sistemas informáticos importantes como una gestión de contenido empresarial (ECM) se suelen introducir de forma escalonada en las empresas. En el caso de algunas aplicaciones tecnológicas, resulta evidente por qué departamento o proyecto debe iniciarse la implantación. Ahora bien, ¿cómo debe priorizarse la introducción de la ECM de la que, al final, todos los departamentos de la empresa sacarán provecho?

 

ECM: una contabilidad más eficiente


Unos procesos eficaces y automatizados distinguen a un buen departamento de Contabilidad de uno mediocre. Así lo demuestra un estudio de Aberdeen Group realizado en más de 180 empresas. En el ámbito de los acreedores, la diferencia entre los departamentos bien (más del 20 % de los encuestados) y mal organizados (menos del 30 %) es notable.

 

Un único sistema de gestión documental es insuficiente para una tramitación eficaz de la información

Un buen sistema de gestión de documentos aporta eficacia al departamento de Contabilidad. Desde el punto de vista técnico, se trata de una gestión documental electrónica moderna, si bien en el pasado bastaban varios procesos y sistemas para la administración de documentos de contabilidad, como la gestión de material en papel o de registros. Todavía hoy muchos contables tienen que trabajar con semejantes reliquias, ya sea porque la empresa aún no cuenta con un sistema de gestión documental o porque no lo utiliza.

 

ECM: un impulso para la recepción de facturas

La Gestión de contenido empresarial (ECM) se considera, con razón, la mejor solución con diferencia para la tramitación de facturas entrantes de una manera eficaz y rentable. La ECM, a veces también denominada solo gestión documental, aporta a los contables las herramientas necesarias para automatizar la entrada de facturas, así como para procesar electrónicamente, archivar de forma segura y encontrar los documentos con rapidez. La mayor utilidad para las empresas es el reenvío automatizado de las facturas digitales a los responsables y la consecuente rapidísima aprobación de las facturas. El cumplimiento de los plazos de descuento permite ahorrar del dos al tres por ciento del importe de la factura.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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