Porqué una arquitectura de DMS debe ofrecer garantía de futuro

A veces, para una empresa basta con instalar un software de gestión documental muy sencillo en un solo puesto de trabajo. Por otro lado, hay sistemas en los que varios miles de usuarios de diferentes filiales de un grupo empresarial procesan millones de documentos. Para que el DMS responda con el rendimiento necesario en los próximos años a las exigencias que cambian constantemente en la empresa deben considerarse cinco factores:
 

Cómo convertir su gestión documental en un éxito

A la hora de elegir un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), muy pocos saben qué características y funciones son importantes para su empresa. Cada compañía tiene distintas necesidades, las cuales cambian a lo largo del tiempo. Por eso, cuando se busca una solución de ECM apropiada no solo es importante que se cumplan los criterios del pliego de condiciones. Igual de determinante es que la solución ofrezca una tecnología innovadora capaz de adaptarse a las demandas crecientes o nuevas.

Así pues, al dar el paso hacia la gestión documental digital debería tener en cuenta que el sistema a elegir incorpore ya sólidamente las cinco siguientes innovaciones:

 

5 consejos para la elección de un ECM

En el ámbito de las tecnologías de la información se utilizan constantemente nuevas tecnologías que no tardan en quedar obsoletas y deparan más problemas que ventajas, resultando dinero tirado por la ventana. Teniendo en cuenta la gran variedad de sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) disponibles en el mercado, es difícil elegir el producto adecuado. ¿Qué debe tener en cuenta una empresa antes de introducir un ECM?

 

Contabilidad sin papel gracias a la gestión documental electrónica

Todas las empresas, ya sea una explotación comercial, un comercio o un proveedor, generan y reciben un sinfín de albaranes, facturas y pedidos. Todos estos documentos deben pasar por el saturado departamento de Contabilidad. Sin una solución de gestión documental electrónica, ya solo en este paso se pierde muchísimo tiempo y dinero.

Pregunte a un contable cuánto tiempo necesita para recuperar un documento impreso del armario archivador. Es posible que estime unos dos minutos. Ahora bien, se habrá olvidado de los casos en que el documento está mal archivado o ya ni se encuentra en el departamento de Contabilidad porque, por ejemplo, ha sido desterrado al archivador del sótano. Podría regresar con el documento del archivador pasados diez minutos, siempre y cuando no pase por la cafeteria a tomarse un café o no se entretenga charlando con un compañero que encuentre casualmente por el camino. En este caso, la operación de búsqueda puede durar tranquilamente 20 minutos o más. O tal vez otro empleado haya necesitado el mismo documento y esté encima de algún escritorio.

 

Cinco errores que debe evitar al elegir un sistema de gestión documental

Cuando los archivadores se apilan por la oficina y los escritorios están cubiertos de formularios en papel, definitivamente ha llegado la hora de buscar un sistema de gestión documental, pero debe elegir cuidadosamente. Muchas organizaciones cometen errores costosos al elegir su plataforma y proveedor. En algunos casos, tras poco tiempo, una solución que parecía completa resulta ser insuficiente para solucionar los problemas documentales de la organización.

Estos errores son fáciles de evitar cuando se sabe cómo identificarlos.

 
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