Por qué los contables deben ser los pioneros de la ECM


Los sistemas informáticos importantes como una gestión de contenido empresarial (ECM) se suelen introducir de forma escalonada en las empresas. En el caso de algunas aplicaciones tecnológicas, resulta evidente por qué departamento o proyecto debe iniciarse la implantación. Ahora bien, ¿cómo debe priorizarse la introducción de la ECM de la que, al final, todos los departamentos de la empresa sacarán provecho?

 

Un único sistema de gestión documental es insuficiente para una tramitación eficaz de la información

Un buen sistema de gestión de documentos aporta eficacia al departamento de Contabilidad. Desde el punto de vista técnico, se trata de una gestión documental electrónica moderna, si bien en el pasado bastaban varios procesos y sistemas para la administración de documentos de contabilidad, como la gestión de material en papel o de registros. Todavía hoy muchos contables tienen que trabajar con semejantes reliquias, ya sea porque la empresa aún no cuenta con un sistema de gestión documental o porque no lo utiliza.

 

¿Está protegido frente a los contratiempos en contabilidad?

¿Cuántas veces las empresas malgastan dinero en productos que nadie debería haber comprado? ¿Y cuánto cuesta procesar mal o de forma ineficaz una factura en el caso de que los pedidos se hayan autorizado debidamente y se hayan entregado los productos correctos? En la práctica, en contabilidad aparecen con frecuencia tres errores típicos:

1. El pago de facturas no autorizadas: si los procesos no se siguen al pie de la letra en el departamento de Contabilidad, puede suceder que una empresa pague por productos o servicios que un empleado ha comprado sin previa autorización.

 

Cinco formas de ahorrar tiempo mediante la gestión documental

Empresarialmente, tiene mucho sentido intentar aprovechar técnicas que permitan mejorar la eficiencia y la productividad, especialmente cuando se aplican globalmente, y no solo en un equipo de proyecto o departamento.

Los sistemas de gestión documental (o gestión de contenido empresarial) ofrecen numerosas ventajas de eficiencia y, puesto que están integrados con el resto de su infraestructura de TI, tienen el potencial de generar un ahorro de tiempo en toda la empresa.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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