Outlook: agregar correos electrónicos al índice y almacenarlos automáticamente

¿Recibe muchos correos electrónicos y los organiza en carpetas de Outlook? DocuWare puede identificar correos en estas carpetas y archivarlos e indexarlos automáticamente, sin necesidad de tener que volver a tocarlos e incluyendo también subcarpetas.

 

Modificación sencilla de las opciones de escaneo

Los documentos en papel están presentes en muchos procesos empresariales. Si tiene tipos de documentos similares que deben escanearse e importarse a DocuWare con la misma configuración, puede simplificar este proceso considerablemente: solo tiene que definir varias configuraciones de escaneo y elegirlas con el ratón. Este enfoque puede reducir el trabajo de escaneo incluso cuando tiene grandes cantidades de documentos individuales que varían enormemente.

Pongamos por caso que suele trabajar con tres tipos de documentos: facturas, albaranes de entrega y recibos de viajes. Solo tiene que establecer una configuración de escaneo para cada uno de ellos. Cuando pase de escanear una factura a escanear un albarán de entrega, solo tiene que ir al menú desplegable y elegir la configuración correspondiente.

 

DocuWare Mobile - Tercera generación

El desarrollo de aplicaciones móviles tiene una larga historia en DocuWare: en 2011 se lanzó la primera aplicación para smartphones, con la que se podían ver, editar y sellar los documentos archivados. Las siguientes aplicaciones para la gestión documental móvil fueron PaperScan, DocuWare Mobile II y DocuWare Hub. Ahora llega a las tiendas la tercera generación de DocuWare Mobile. Con una aplicación totalmente renovada, el usuario puede participar en flujos de trabajo basados en documentos desde su smartphone.

 

Indexación de documentos antes del archivado

La indexación automática supone un gran ahorro de tiempo. Ya no es necesario introducir datos manualmente y los datos de índice son coherentes. En el Windows Client de DocuWare, el servicio Recognition ha hecho posible la indexación automática en la bandeja. El actual DocuWare Web Client y una configuración de Import permiten la indexación de los documentos incluso durante el escaneado y la importación. Además, ahora dispone de muchas más posibilidades para automatizar el archivado.

 

Tutorial: la gestión perfecta del correo electrónico

Constantemente se reciben correos electrónicos de clientes y compañeros con información importante. Ahora bien, la mayoría de las veces estos mensajes quedan almacenados en diferentes carpetas de Outlook o entre un montón de correos. Así pues, encontrar con rapidez los correos que se necesitan es realmente difícil. La gestión perfecta del correo electrónico debería ser otra cosa. DocuWare permite archivar los correos electrónicos con todos los otros documentos relacionados de forma centralizada.
 
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