Un solo orden para las facturas electrónicas y en papel

Cada vez llegan más facturas por correo electrónico. A ello se añaden los recibos que los empleados escanean con el smartphone cuando se encuentran fuera de la empresa, o que se descargan desde un enlace de Internet. Y tampoco hay que olvidar las facturas en papel que se encarga de digitalizar el centro de distribución de correo postal de la empresa. ¿Cómo incluir todas estas facturas en un archivador de DocuWare manteniendo un mismo orden?

 

Cuándo merece especialmente la pena la gestión documental

Quienes invierten para reducir sus gastos actuales tienen más beneficios cada día que pasa: los ahorros se acumulan. Da igual si se invierte en el aislamiento de una casa o en un sistema de gestión documental: seguramente, los gastos de adquisición no se amortizarán el primer año ni ahorrando en costes de calefacción ni por el aumento de la eficiencia en los procesos empresariales, pero sí a largo plazo. Lo mejor es que a partir de ahora la inversión devenga intereses cada año.

 

Planificación financiera y fiscal simplificadas

La calidad de la planificación financiera de una empresa depende en gran medida del modo de gestionar los documentos de contabilidad. Si la información requerida es de difícil acceso porque está amontonada en un archivador de documentos impresos, ya puede prever problemas en la planificación de gastos, presupuestos y flujos de efectivo, así como contratiempos en auditorías o controles fiscales.

 

Por qué los contables deben ser los pioneros de la ECM


Los sistemas informáticos importantes como una gestión de contenido empresarial (ECM) se suelen introducir de forma escalonada en las empresas. En el caso de algunas aplicaciones tecnológicas, resulta evidente por qué departamento o proyecto debe iniciarse la implantación. Ahora bien, ¿cómo debe priorizarse la introducción de la ECM de la que, al final, todos los departamentos de la empresa sacarán provecho?

 

ECM: una contabilidad más eficiente


Unos procesos eficaces y automatizados distinguen a un buen departamento de Contabilidad de uno mediocre. Así lo demuestra un estudio de Aberdeen Group realizado en más de 180 empresas. En el ámbito de los acreedores, la diferencia entre los departamentos bien (más del 20 % de los encuestados) y mal organizados (menos del 30 %) es notable.

 

Un único sistema de gestión documental es insuficiente para una tramitación eficaz de la información

Un buen sistema de gestión de documentos aporta eficacia al departamento de Contabilidad. Desde el punto de vista técnico, se trata de una gestión documental electrónica moderna, si bien en el pasado bastaban varios procesos y sistemas para la administración de documentos de contabilidad, como la gestión de material en papel o de registros. Todavía hoy muchos contables tienen que trabajar con semejantes reliquias, ya sea porque la empresa aún no cuenta con un sistema de gestión documental o porque no lo utiliza.

 

ECM: un impulso para la recepción de facturas

La Gestión de contenido empresarial (ECM) se considera, con razón, la mejor solución con diferencia para la tramitación de facturas entrantes de una manera eficaz y rentable. La ECM, a veces también denominada solo gestión documental, aporta a los contables las herramientas necesarias para automatizar la entrada de facturas, así como para procesar electrónicamente, archivar de forma segura y encontrar los documentos con rapidez. La mayor utilidad para las empresas es el reenvío automatizado de las facturas digitales a los responsables y la consecuente rapidísima aprobación de las facturas. El cumplimiento de los plazos de descuento permite ahorrar del dos al tres por ciento del importe de la factura.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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