¿Qué es lo que la gestión documental digital puede ofrecer a su empresa?

Von Thomas Schneck • 15. julio 2015

Blog_02-Working_PeopleSi da un paseo por la oficina y ve a alguien buscando en una pila de papeles, piense que ese empleado no está haciendo su verdadero trabajo. Por lo general las organizaciones no contratan a personas para buscar en pilas de papeles. Se contratan profesionales para lidiar con cuestiones contables, de ingeniería y ventas importantes, por nombrar algunos ejemplos.

Una de las principales ventajas de la gestión documental digital es que ayuda a todos sus empleados a centrarse en su verdadero cometido en la empresa. Un buen sistema de gestión documental libera a sus empleados de las tareas más lentas y tediosas relacionadas con la gestión de documentos en papel. Al eliminar estas obligaciones, mejora la productividad y la eficiencia de procesos, y emerge la verdadera energía y creatividad de sus empleados.

Si su organización no dispone de una solución de gestión documental digital, gran parte de la información empresarial importante tiende a acabar en archivadores, carpetas de correo electrónico y discos duros locales, lo cual limita de forma importante la accesibilidad a estos documentos. El hecho de no poder acceder a sus documentos crea cuellos de botella en los flujos de trabajo de su empresa.

Por ejemplo, pongamos que le piden que apruebe la factura de un proveedor antes de que el departamento de contabilidad envíe el pago. Observando la factura, se da cuenta de que primero debe contrastarla con la solicitud de compra y la lista de precios más reciente, de forma que empieza a buscar estos documentos. Tras buscar en su correo electrónico y archivos locales, pregunta a otros empleados sobre estos documentos, lo que termina llevándole bastante tiempo. Finalmente, vuelve a colocar la factura en su bandeja de entrada y la aprobación (y, con ella, el pago al proveedor) tiene que esperar al día siguiente.

Es evidente que una mala accesibilidad a los documentos necesarios crea ineficiencias y frustración en cualquier organización. Lamentablemente, estos flujos de trabajo ineficientes suelen ser bastante frecuentes. Es por este motivo que un sistema de gestión documental digital o gestión de contenido empresarial es la piedra angular que permite lograr una gestión eficiente de los flujos de trabajo y la mejora de procesos.

A continuación se enumeran algunas de las ventajas de sustituir sus procesos basados en papel por un sistema de gestión documental digital:

1) Potentes funciones de búsqueda: las búsquedas de texto completo y los documentos indexados le ayudan a localizar los documentos apropiados en cuestión de segundos, lo cual mejora su productividad.

2) Liberación del espacio de archivado: al pasar al formato digital, el espacio que actualmente dedica a archivar documentos y guardar archivadores se puede utilizar para fines más productivos.

3) Ahorro de costes: no gaste más dinero en papel, impresión, franqueo, mensajería, y equipos de copiado y mantenimiento.

4) Fácil acceso: la gestión documental digital mejora el acceso a la información importante, incluso desde dispositivos móviles. El control de versiones permite que varias personas trabajen en un mismo documento y que los usuarios siempre utilicen el archivo más reciente.

5) Seguridad de los datos: los documentos no se traspapelan, y las medidas de seguridad evitan el acceso no autorizado a archivos confidenciales. En el caso de que exista una fuga de información o se produzca un desastre natural, la copia de seguridad digital garantiza la continuidad empresarial.

6) Múltiples niveles de permisos: esta función le ayuda a simplificar la gestión de los flujos de trabajo y garantizar el cumplimiento.

7) Auditoría automática: siempre sabrá quién ha accedido a un documento por última vez y qué cambios se realizaron en él.

Una vez que disponga de un sistema de gestión documental digital de base, podrá optimizar numerosas tareas rutinarias mediante la gestión de sus flujos de trabajo digitales. Cuando existe un flujo de información organizada, pertinente y adecuado, entre los empleados, es relativamente sencillo automatizar las aprobaciones de facturas, por poner un ejemplo. Y esto permite que todos los miembros de su organización puedan dedicarse de nuevo a su verdadero trabajo, también usted.

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Topics: Workflow, Team Productivity

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