Outlook: agregar correos electrónicos al índice y almacenarlos automáticamente

¿Recibe muchos correos electrónicos y los organiza en carpetas de Outlook? DocuWare puede identificar correos en estas carpetas y archivarlos e indexarlos automáticamente, sin necesidad de tener que volver a tocarlos e incluyendo también subcarpetas.

Para organizar perfectamente la correspondencia relacionada con determinados proyectos, un jefe de equipo configura una carpeta con el nombre «Projects» y diferentes subcarpetas con los distintos proveedores y socios. Los correos se trasladan manualmente o mediante una regla de reenvío a estas carpetas. 

Para que los correos que se encuentran en estas carpetas y subcarpetas se guarden sistemáticamente en el archivo, el usuario no tiene más que hacer clic en la carpeta «Projects» con la tecla derecha del ratón y seleccionar «Watch with DocuWare».

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A continuación se abre un asistente de DocuWare Connect to Outlook en el que el jefe del equipo selecciona los ajustes para la indexación y el almacenamiento. 

En la pestaña «Watch Folder» debe activarse la opción «With subfolders» para incluir todos los datos.

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Una vez que se ha guardado la configuración, DocuWare archiva automáticamente todos los correos que llegan a la carpeta «Projects» o una de las subcarpetas. Dependiendo de la configuración, los correos se mantienen en las carpetas de Outlook para su posterior utilización o se borran después de archivarlos.

Si se desea, también se puede configurar que los correos que contienen p. ej. contratos se presenten directamente en la lista del compañero responsable para el procesamiento posterior. Para averiguar cómo se crea una lista, consulte el DocuWare Knowledge Center.

Temas: Email Management, Capture & Store