Indexación de documentos antes del archivado

La indexación automática supone un gran ahorro de tiempo. Ya no es necesario introducir datos manualmente y los datos de índice son coherentes. En el Windows Client de DocuWare, el servicio Recognition ha hecho posible la indexación automática en la bandeja. El actual DocuWare Web Client y una configuración de Import permiten la indexación de los documentos incluso durante el escaneado y la importación. Además, ahora dispone de muchas más posibilidades para automatizar el archivado.Al igual que con Recognition, con una configuración de Import puede utilizar las propiedades de archivo de todos los formatos para la indexación. Asimismo, permite la indexación y división de documentos mediante el reconocimiento de código de barras y texto. Ahora bien, la principal ventaja es que una configuración de Import utiliza para ello el formato PDF habitual en lugar del TIFF. Y, a diferencia de Recognition, una configuración de Import puede archivar los documentos directamente en un archivador.

Indexación rápida muchos documentos
Una configuración de Import ahorra una gran cantidad de trabajo sobre todo si hay que escanear e indexar numerosos documentos del mismo tipo. La manera más fácil de definir una configuración de Import es escanear un documento de ejemplo y archivarlo en la bandeja predeterminada. A continuación, abre la configuración de DocuWare y crea una nueva configuración de Import.
Aquí puede establecer las posiciones en que se debe extraer la información indexada. Para ello, solo debe arrastrar rectángulos al documento con el ratón, que luego deberá vincular con los campos del archivo. De este modo puede, por ejemplo, extraer el número de albarán de los albaranes devueltos y utilizarlo para la indexación y posterior búsqueda del documento.

Un asistente gráfico le ayuda en la configuración de la indexación.

Un asistente gráfico le ayuda en la configuración de la indexación.

El campo del que se debe extraer la información no siempre se encuentra en la misma posición. Por ejemplo, el importe total de una factura aparece normalmente en varios puntos del documento. En este caso, es necesario servirse de un anclaje. Debe vincular dicho anclaje con un texto que tenga una posición fija junto a la información deseada. En el caso de la factura mencionada, el texto podría ser "Importe de la factura". A partir de ese momento, DocuWare buscará el texto del anclaje en el documento y extraerá la información basándose en dicho texto.
Evidentemente, también puede usar códigos de barras para la indexación. Además, en una configuración de Import es posible colocar un membrete en el documento, firmar de forma electrónica un archivo PDF o establecer el destino de almacenamiento.

El modelo que mejor se adapta a sus necesidades
Las funciones básicas de una configuración de Import le permiten incluso indexar documentos con propiedades de archivo y archivarlos directamente en una bandeja o un archivador. La licencia adicional "DocuWare Barcode & Forms" le permite indexar de forma automática documentos previamente escaneados con DocuWare Scanner mediante el reconocimiento de código de barras y texto. Además, con la licencia adicional "DocuWare Import" puede llevar a cabo todas estas tareas incluso mediante un escáner en red.

 

Temas: DocuWare Client, Information Capture