El flujo de trabajo digital: buenas y malas prácticas que todas las empresas deberían tener en cuenta

document-management-accountingAlgunas compañías tienen notables dificultades para gestionar su flujo de trabajo digital: a medida que los documentos y los datos se distribuyen de un lugar a otro, la información puede perderse. Así, el hecho de no disponer de una estructura puede generar repeticiones que mermen la productividad de su organización. ¿Cómo puede asegurarse de que se canalizan los documentos pertinentes hacia las personas correctas en el momento adecuado?

Esta es una breve lista de buenas y malas prácticas que todas las empresas pueden utilizar para mejorar su flujo de trabajo digital. Empecemos con cuatro buenas prácticas:

1) Analice y documente detenidamente su proceso de flujo de trabajo actual: para mejorar su flujo de trabajo digital, primero debe lograr transparencia sobre lo que sus empleados hacen y cómo lo hacen.

2) Pregunte a los usuarios actuales: observar y hablar con las personas que utilizan los procesos que desea mejorar le ayudará a desarrollar un depósito de documentos central y otros elementos que permitan desarrollar un mejor proceso de flujo de trabajo.

3) Empiece por lo pequeño: la mejora de procesos incremental es la clave para lograr cambios duraderos, así que céntrese en mejorar los procesos más pequeños. No es necesario que comience con el mejor flujo de trabajo digital posible capaz de solucionar todos los problemas.

4) Haga sus flujos de trabajo digitales más flexibles y adaptables: a menudo, la configuración y determinación de los flujos de trabajo queda en manos de un administrador. Esto significa que cada vez que los usuarios desean realizar algún cambio en el flujo de trabajo, deben ponerse en contacto con el administrador. Un buen sistema debe permitir a los usuarios realizar adaptaciones sin tener que depender siempre del departamento de TI.

Y ahora, tres prácticas que debe evitar:

1) No aumente la complejidad de los flujos de trabajo si no es necesario: muchos sistemas de flujos de trabajo presentan una elevada complejidad, cuyo diseño requiere la participación de todo un equipo de trabajo. Pero los flujos de trabajo propiamente dichos deberían ser lo más simples posible.

2) No se enfrente solo a este reto: si va a implementar un nuevo sistema para flujos de trabajo digitales, busque la ayuda y la experiencia de un profesional.

3) No subestime el impacto que tiene mejorar los flujos de trabajo: cuando una organización dedica esfuerzos en automatizar y simplificar un proceso, esta tiene una gran oportunidad para centrarse en el contenido del flujo de trabajo en cuestión. En otras palabras, cuanto más elementos se automaticen en segundo plano, más tiempo y energía tendrán sus empleados para centrarse en tareas que aumenten los ingresos.

Uno de los retos que tienen muchas empresas cuando intentan mejorar sus flujos de trabajo es que los costes de oportunidad son relativamente fáciles de ignorar. No hacer nada puede costarle dinero cada día que pasa, pero este coste no siempre es evidente.

La optimización del flujo de trabajo digital es una inversión que debería amortizarse varias veces por sí misma, tanto por el aumento de productividad que implica como por el hecho de que reducirá la frustración entre sus empleados, porque ya no deberán dedicar tanto tiempo a trabajar con un sistema menos eficiente.



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Temas: Efficiency, Workflow