Cómo convertir su gestión documental en un éxito

Erfolg_41408032_Web.jpgA la hora de elegir un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), muy pocos saben qué características y funciones son importantes para su empresa. Cada compañía tiene distintas necesidades, las cuales cambian a lo largo del tiempo. Por eso, cuando se busca una solución de ECM apropiada no solo es importante que se cumplan los criterios del pliego de condiciones. Igual de determinante es que la solución ofrezca una tecnología innovadora capaz de adaptarse a las demandas crecientes o nuevas.

Así pues, al dar el paso hacia la gestión documental digital debería tener en cuenta que el sistema a elegir incorpore ya sólidamente las cinco siguientes innovaciones:

1. Interfaz gráfica del usuario basada en explorador: Antiguamente, los sistemas de ECM requerían instalaciones complejas de software en los ordenadores de cada puesto de trabajo. Para no depender del hardware, el usuario debería poder hoy en día trabajar a través del explorador o de un cliente web. Al elegirlo, es necesario cerciorarse de que el cliente web incorpore sin limitaciones todas las funciones del sistema ECM. De este modo, el usuario podrá acceder de forma simple e intuitiva a los documentos, como lo hace habitualmente al utilizar cualquier aplicación moderna de Internet. El cliente web no solo garantiza la independencia de la plataforma, sino que también facilita el aprendizaje del funcionamiento del sistema ECM.

2. Infraestructura económica en la nube: Si hasta ahora los sistemas de ECM solían funcionar en el marco del centro de cálculo de la empresa, cada vez más compañías desean utilizar hoy las ventajas de la nube – en forma de «software como servicio » (SaaS, por sus siglas en inglés). Estas soluciones SaaS, que combinan las tecnologías de la nube y de explorador, prometen grandes ventajas en materia de costes. Pero para ello deben ser escalables, orientadas al servicio y de tenencia múltiple. Algunos fabricantes ofrecen tanto soluciones en la nube como para la instalación local. Esto puede ser conveniente sobre todo para las compañías que necesitan una solución híbrida por motivos de cumplimiento normativo o de protección de datos.

3. Aplicaciones móviles: El procesamiento de los documentos también debe ser posible con smartphones o tabletas. Por eso, al elegir un sistema ECM debe tenerse en cuenta que las funciones importantes, como la captura, el acceso, el reenvío y el archivo se puedan ejecutar también desde dispositivos móviles; naturalmente en todas las plataformas relevantes (Android, iOS y Windows Phone). Con la aplicación empresarial gratuita PaperScan es posible, por ejemplo, capturar un recibo directamente con la cámara del smartphone. El documento se puede cargar fácilmente como archivo PDF en archivos en la nube como Dropbox o Google Drive, o también archivarse en DocuWare como documento digitalizado por el método clásico a través a través del escáner e incorporarse a continuación a un flujo de trabajo.

4. Indexación automática: Los documentos y archivos se reciben en formatos muy diversos, que pueden ser impresos en papel, correos electrónicos o documentos de Office. Para poder encontrar la información archivada fácilmente, estos documentos deben ser indexados. 

En la indexación manual, al registrar los documentos se especifican palabras clave que caracterizan el contenido. Pero por regla general están ya disponibles palabras de búsqueda. La indexación automática reconoce los criterios de clasificación del documento y los agrega al documento en el archivador como entradas del índice. De este modo no es necesaria ninguna entrada manual y el documento se archiva automáticamente. 

El Intelligent Indexing Service basado en web busca automáticamente las palabras clave del índice relevantes en los documentos. Lo único que tiene que hacer el usuario es confirmar o mejorar los términos sugeridos. A partir de esta información, el sistema aprende de forma autónoma, de modo que los tipos de documentos conocidos, como por ejemplo las facturas, se pueden archivar automáticamente en muy poco tiempo. Esto supone un enorme ahorro de tiempo.

5. Arquitectura escalable: La introducción del ECM comienza en muchas empresas en un departamento concreto o con un proceso específico, por ejemplo con la entrada de facturas. Al llegar el momento de ampliar el ECM, esto no debería conllevar en ningún caso la implementación de un software más avanzado o una nueva capacitación de los usuarios. Por eso, el sistema ECM seleccionado debe ser apto tanto para la utilización con pocos usuarios como para la aplicación en toda la empresa abarcando varios departamentos. Una solución de ECM escalable evoluciona a la medida de las necesidades de la empresa, y sigue brindando el rendimiento adecuado independientemente de la cantidad de usuarios o del volumen de documentos archivados.

Evidentemente, cada empresario plantea diferentes exigencias frente a la gestión de documentos digital, y tiene por consiguiente también distintas prioridades. Pero no cabe duda de que si se consideran las cinco innovaciones citadas al optar por un sistema ECM, el software elegido reforzará en todos los casos la competitividad de la compañía a largo plazo.

Temas: Mobility, Enterprise Content Management, Information Capture